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Die Universität Stanford hat eine best practice guideline zur Benennung von Dateien veröffentlicht. Den Original-Artikel findest Du in den Stanford Libraries: https://drive.google.com/file/d/12A4qZNwmL4s2NH8Ex161jgiJ9HrA06ZZ/view. Gerne fasse ich für Dich die besten Tipps zusammen.

Grundsätzliches

Grundsätzlich gilt, dass die beschreibende und konsistente Benennung von Dateien eine Hilfe für Dich sein soll, um bereits anhand des Dateinamens zu erkennen, welche Inhalte Dich nach dem Öffnen erwarten. Außerdem helfen Dir die Dateinamen dabei, nicht so lange nach den richtigen Dingen suchen zu müssen.

Ordnerstruktur

Schon bei der Ordnerstruktur solltest Du Dir vorweg ein paar Gedanken machen. Es ist schwer dafür grundsätzliche Regeln festzulegen. Die Struktur sollte auf jeden Fall übersichtlich sein und z. B. den Projekttitel, ein Datum oder einen eindeutigen Bezeichner enthalten.

Für mich persönlich geht die Struktur hier vor der Effizienz. Damit meine ich, dass es ruhig auch leere Ordner geben darf – kostet ja schließlich nichts. Ich spreche mich dafür aus, lieber leere Ordner anzulegen, dafür aber immer die gleiche Struktur zu verwenden. Für Dich alleine kannst du das natürlich ganz so entscheiden, wie du möchtest. Arbeitest Du in einem Team, solltest Du Dich mit deinen Arbeitskolleginnen und -kollegen absprechen. Eine gemeinsame Dateiablage funktioniert nur, wenn es zuvor Absprachen dazu gab und diese am besten gemeinsam entwickelt wurde. Meiner Meinung nach lohnt es sich dafür ein Team-Meeting zu veranstalten, damit sich alle beteiligen können und am Ende die gemeinsame Dateiablage auch gelebte Praxis wird.

Informationen im Dateinamen

Der passende Dateiname gibt Dir die Möglichkeit, den Inhalt schon vor dem Öffnen der Datei zu erkennen. Entscheide Dich für ein Format der Dateinamen und verwende es konsistent – nur dann macht es Sinn.

Folgende Informationen kannst Du in Deinen Dateinamen verwenden:

• Projektname oder Akronym
• Standort
• Name oder Initialen
• Datum
• Art der Daten
• Versionsnummer der Datei

Falls Dein Format für Dich zwar völlig stimmig ist, für andere (oder Dein zukünftiges Ich) aber schwer her leitbar, solltest Du eine readme.txt-Datei in dem Verzeichnis erstellen, in dem Du das Namensformat und gegebenenfalls die genutzten Abkürzungen und Akronyme ein wenig erklärst.

Weitere Tipps

• Ein gutes Format für Datumsbezeichnungen ist JJJJMMTT oder JJMMTT. J steht dabei für das Jahr, M für Monat und T für Tag. Ein Beispiel dafür ist 20200731 für den 31. Juli 2020. Ich persönlich bevorzuge das Format mit einem Bindestrich dazwischen, also JJJJ-MM-TT (2020-07-31). Mit diesem Format kannst Du sicherstellen, dass die Dateien auch über viele Jahre hinweg stets chronologisch geordnet sind.
• Dateinamen sollten nicht zu lange sein. Nach wie vor gibt es (zumeist ältere) Programme, die mit sehr langen Dateinamen nichts anzufangen wissen.
• Sonderzeichen wie ~! @ # $% ^ & * () `; <>? , [] {} ‚“ und | sollten vermieden werden.
• Falls Du Deine Dateien fortlaufend nummerieren möchtest, solltest Du auf jeden Fall führende Nullen verwenden, da ansonsten die Reihenfolge durcheinander gerät. Nutze z. B. „001, 002, … 010, 011 … 100, 101 usw.“ anstelle von „1, 2, …10, 11 … 100, 101 usw.„.
• Verwende keine Leerzeichen in deinen Dateinamen. Einige Programme können damit nicht gut umgehen, u.a. die Befehlszeile unter Windows. Dort müssen Dateinamen und Pfadangaben mit Leerzeichen in Anführungszeichen gesetzt werden. Anstelle der Leerzeichen kannst du Unterstriche „_„, Bindestriche „–„, gar keine Trennung „steffenbischoff“ oder Camel Case verwenden, bei dem der Buchstabe jedes Wortes groß geschrieben wird „SteffenBischoffSchreibtBlogArtikel„.

Dateien umbenennen

Alles schön und gut, aber vermutlich wirst Du nicht heute erst damit beginnen irgendwelche Dateien abzuspeichern. Um die Dateiverwaltung von nun an einfacher zu gestalten, gilt es jetzt zahlreiche Dateien umzubenennen. Dafür gibt es Tools, die Du dafür nutzen kannst:

• Bulk Rename Utility (Windows, kostenlos)
• Renamer 4 (Mac)
• PSRenamer (Linux, Mac oder Windows, kostenlos)

Wissenschaftliche Studien

Die Stanford University wäre nicht die Stanford University, gäbe es nicht wissenschaftliche Studio zum Thema Dateinamen. Zwei solcher Studien findest Du hier:

• Diese Fallstudie zur Benennung von Dateien enthält Beispiele aus der Praxis für Probleme, die auftreten können, wenn Du keine guten Entscheidungen zur Benennung von Dateien triffst!
• Schau Dir diese Fallstudie einer organisierten und gründlichen Methode an, mit der eine Forschungsgruppe eine große Anzahl von Bilddateien benennt.