Die “One-Touch”-Regel für Deine Inbox
Die E-Mail ist vermutlich eine der wichtigsten Erfindungen im Bereich der Kommunikation der letzten Jahrzehnte (kurz nach der Sprachnachricht natürlich 😉). Und obwohl E-Mails unseren Alltag sicherlich beschleunigen und vereinfachen, sind sie manchmal auch ein echtes Hindernis und bremsen unsere Produktivität.
Um trotz der aktuellen E-Mail-Flut nicht überrollt zu werden, brauchst Du einen guten Plan. Heute möchte ich Dir einen Möglichen vorstellen: Die One bzw. Two-Touch-Regel.
Inhalt
Dringlichkeit
In Zeiten von Microsoft Teams, Slack, WhatsApp oder anderen Instant Messenger Diensten hat meiner Meinung nach die E-Mail an Dringlichkeit verloren. Wenn jemand eine E-Mail schreibt hat er vermutlich schon im Hinterkopf, dass Du nicht direkt antworten wirst, sondern räumt Dir ein wenig Zeit dafür ein. In meiner Realität sind das ca. 48 Stunden. Zumindest ist das mein – zugegebenermaßen unabgesprochenes – Zeitfenster in dem ich spätestens auf E-Mails reagieren möchte bzw. in dem ich selbst eine Antwort erwarten würde. Im beruflichen Kontext. Im privaten Bereich kann und darf das natürlich auch mal länger dauern.
E-Mails sind also nicht so Dringlich als dass Du ständig Deinen Posteingang im Auge behalten müsstest. Ich rate sogar dringend dazu die Benachrichtigungen zu deaktivieren und Deinen E-Mail-Client nur zu öffnen, wenn Du gerade Zeit dafür hast.
Die Krux an E-Mails ist, dass Du sie öffnen musst, um deren Inhalt zu erfahren. Und da Du das eh tust, kommt hier nun mein Tipp:
Die One-Touch-Regel
Die One-Touch-Regel für E-Mail ist so ähnlich wie die Zeit-Minuten-Regel aus dem Selbstmanagement. Diese besagt, dass Du alles direkt erledigen solltest, was weniger als zwei Minuten Deiner Zeit in Anspruch nimmt. Genauso hier:
Jede E-Mail sollte nur ein einziges Mal angefasst werden
Wenn die E-Mail geöffnet ist, solltest Du entweder direkt antworten oder die E-Mail löschen oder archivieren.
Diese Methode ist am besten für Dich geeignet, wenn Du sehr viele E-Mails erhältst, auf die Du nicht zwingend antworten musst. Öffne die E-Mails, extrahiere die für Dich wichtigen Informationen, antworte wenn notwendig und du bist fertig damit.
Die Two-Touch-Regel
Eine Ergänzung stellt die Two-Touch-Regel da, nach der ich übrigens selbst arbeite, da ich häufig auf E-Mails antworten muss oder daraus Aufgaben für mich entstehen.
Nach dem Öffnen einer E-Mail solltest Du direkt entscheiden, ob Du unmittelbar darauf antworten kannst (also es eine One-Touch-Mail wird) oder ob die Beantwortung eine Recherche, etc. benötigt. Natürlich solltest Du E-Mails auch direkt löschen bzw. archivieren, wenn sie keine Aktion mehr von Dir verlangen. Wenn Du die E-Mail nicht direkt beantworten kannst, sollte daraus eine Aufgabe entstehen. So handhabe ich es zumindest: E-Mails sind E-Mails und Aufgaben sind Aufgaben. Daher nutze ich auch die Integration von Outlook und Todoist, die ich schon an der ein oder anderen Stelle in meinem Blog erwähnt habe.
Fazit
Egal ob One-Touch- oder Two-Touch-Regel, wichtig ist, dass Du E-Mails direkt öffnest und sie nicht “auf Ewig” in Deinem Posteingang stehen lässt. Denn dann wird es irgendwann überfordernd und die lange Liste von E-Mails in Deinem Posteingang wird Dich irgendwann nervös machen.