Die OHIO-Methode
Die Flut an Aufgaben, E-Mails und Nachrichten, die uns täglich überrollt, kann manchmal überwältigend sein. Jeder von uns hat schon einmal das Gefühl erlebt, in einer endlosen To-Do-Liste zu ertrinken, oder? In solchen Momenten wünschen wir uns eine Strategie, die uns hilft, den Überblick zu behalten und effizient zu bleiben. Hier kommt die „OHIO“-Methode ins Spiel, eine Technik, die Dir den nötigen Schub geben kann, um entscheidungsfreudig und schnell zu sein. Aber Achtung, sie hat auch ihre Grenzen.
Inhalt
Was ist die OHIO-Methode?
OHIO steht für „Only Handle It Once“ (Behandle es nur einmal). Die Idee dahinter ist einfach, aber wirkungsvoll: Jede Aufgabe, jede E-Mail, jede Nachricht oder jeder Auftrag sollte nur einmal angefasst werden. Das bedeutet, dass Du eine Entscheidung triffst und sofort handelst, anstatt Dinge aufzuschieben oder sie immer wieder zu überdenken.
Wie wendet man die OHIO-Methode an?
Beginne mit einer umfassenden Bewertung Deines Posteingangs, Deiner To-Do-Liste oder einer anderen Gruppe von Aufgaben. Priorisiere die Aufgaben nach Wichtigkeit, zum Beispiel mit Systemen wie der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Methode. Wenn die Arbeitslast nicht zu komplex ist, kannst Du sie auch schnell selbst priorisieren, ohne ein ausgeklügeltes System zu benötigen. Dann handle sofort bei jeder Aufgabe, beginnend mit der wichtigsten. Lösche sie, delegiere sie, erledige sie oder verschiebe sie mit der 4D-Methode.
Die OHIO-Methode und E-Mails
Die OHIO-Methode eignet sich hervorragend für E-Mails, kann Dich aber auch in Zeitverschwendung ziehen, wenn Du nicht aufpasst. Jede E-Mail nur einmal zu bearbeiten, ist eine solide Methode, um nicht zu viel Zeit damit zu verbringen, aber Du musst planen, was Du tun wirst. Andernfalls könntest Du am Ende jede neue E-Mail anklicken, die eingeht, und versuchen, sie in Echtzeit zu verwalten.
E-Mails sind schwerer zu priorisieren als eine To-Do-Liste, daher kann es schwierig sein zu bestimmen, welche Du zuerst angehen solltest. Anstatt die OHIO-Methode jeden Moment im Moment umzusetzen, nimm Dir jeden Morgen und Nachmittag Zeit, um Deine Nachrichten durchzugehen und natürlich jede nur einmal zu bearbeiten. Versuche eine halbe Stunde zu Beginn Deines Arbeitstages, eine halbe Stunde nach dem Mittagessen und 15 Minuten kurz vor Feierabend. Wenn Du Deinen Ansatz auf Zeit basierst, anstatt auf einer priorisierten Liste, wirst Du immer noch in der Lage sein, jede Nachricht zu öffnen und zu bearbeiten, aber nicht von der Notwendigkeit überwältigt werden, das jedes Mal zu tun, wenn Du eine neue Benachrichtigung erhältst.
Ein praktisches Beispiel:
Stell Dir vor, Du beginnst Deinen Arbeitstag und Dein E-Mail-Posteingang quillt über. Anstatt jede E-Mail sofort zu öffnen und zu reagieren, nimmst Du Dir die ersten 30 Minuten Deines Tages, um sie alle zu sichten. Du löschst die Spam-Nachrichten, delegierst Aufgaben, die jemand anderes übernehmen kann, verschiebst E-Mails, die später bearbeitet werden können, und beantwortest diejenigen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dann schließt Du Deinen Posteingang und widmest Dich anderen Aufgaben, bis es Zeit für den nächsten geplanten E-Mail-Check ist.
Die Grenzen der OHIO-Methode
Obwohl die OHIO-Methode sehr effektiv sein kann, ist sie nicht perfekt. Manchmal erfordern Aufgaben und E-Mails eine gründlichere Überlegung und können nicht sofort abgeschlossen werden. In solchen Fällen ist es wichtig, sich selbst eine spezifische Zeit zu setzen, um darauf zurückzukommen, anstatt sie in eine unbestimmte Zukunft zu verschieben.
Dein nächster Schritt
Wenn Du das Gefühl hast, ständig von Aufgaben und E-Mails überwältigt zu werden, probiere die OHIO-Methode aus. Es mag anfangs eine Herausforderung sein, aber mit der Zeit wirst Du vielleicht feststellen, dass Du effizienter und produktiver bist als zuvor.
Abschließend möchte ich betonen, dass es keine Einheitslösung für Zeitmanagement und Produktivität gibt. Die OHIO-Methode ist ein großartiges Werkzeug, aber es ist wichtig, sie an Deine persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsweise anzupassen. Bleib flexibel und offen für Anpassungen, und Du wirst den Weg finden, der für Dich am besten funktioniert.
Viel Erfolg beim Ausprobieren und bleib produktiv!