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Eine sehr wichtige Grundlage im Zeitmanagement besteht darin, Deine Woche, Deinen Monat oder Dein Jahr – grundsätzlich: Deine Zeit – zu planen. Doch im Alltag gibt es immer wieder Hindernisse und Situationen, die die gemachten Pläne ins Wanken bringen können. Manchmal ist es der eigene Perfektionismus, oder die Aufschieberitis.

Heute möchte ich auf Methoden und Tipps eingehen, damit Du in Zukunft diesen Zeitdieben widerstehen kannst.

Wenn-Dann-Pläne

Eine Methode, um Ablenkungen, Hindernisse, Nicht-Nein-Sagen-Können, etc. zu meistern, beschreiben die „Wenn-Dann-Pläne“. Im Englischen gibt es dafür einen ausführlicheren Begriff, nämlich „mental contrasting with implementation intentionens“.

Mental Contrasting meint, dass Du Dir vorstellen sollst, welche Hindernisse Dich auf Deinem Weg zu dem zuvor gesetzten Ziel erwarten könnten. Also nimm Dir ganz bewusst Zeit und überlege, was Dich evtl. davon abhalten könnte, Dein Ziel zu erreichen oder Deinen Plan in die Tat umzusetzen.

Der zweite Schritt sind die „Implementation Intentions“, denn nun kannst Du Dir überlegen, wie Du die zuvor gefundenen Hindernisse überwinden kannst, sollten diese auftreten. Du findest also quasi schon im Vorfeld das Gegenmittel, welches Du verwenden kannst, sollte Dir ein Hindernis im Weg stehen.

Die 5-S Methode

Ein mögliches Hindernis könnte z. B. sein, dass Dein Schreibtisch bzw. der ganze Arbeitsplatz unaufgeräumt und unordentlich ist. Eine gute Methode, ein solches Hindernis zu überwinden, ist die 5-S Methode.

Sortieren

Beim Sortieren gehst Du alles auf Deinem Arbeitsplatz durch. Auch alles auf Deinem Computer oder Laptop. Jedes Material, jede Mappe, aber auch jeden Ordner auf Deinem Computer. Das kann dauern, lohnt sich aber. Bei allem solltest Du überlegen, ob Du es überhaupt noch benötigst. Wenn Du etwas nicht mehr brauchst, braucht es auch keinen Platz mehr.

Systematisieren

Wo genau findest Du denn Deine Sachen, die Du benötigst? Ist alles in Reichweite? Wenn Du z. B. ständig irgendwelche Briefmarken benötigst, solltest Du nicht jedes Mal den Raum wechseln müssen, wenn Du einen Brief verschicken willst. Das Gleiche gilt für Dein Laptop. Wenn Du bestimmte Internetseiten fast täglich besuchst, dann solltest Du (mindestens) ein Lesezeichen dafür haben, anstatt ständig danach googeln zu müssen.

Säubern

Ja, klingt vielleicht doof. Aber es ist wichtig, Deine Umgebung sauber zu halten. Auch ein Kaffeerand auf dem Tisch kann Dich ablenken. Genauso wie der mit Icons überfüllte Desktop. Ein sauberer Arbeitsplatz motiviert zu arbeiten.

Standardisieren

Bleiben wir beim Beispiel Deines Arbeitsplatzes: Wenn Du dort sortiert, systematisiert und gesäubert hast, lässt sich das evtl. auch auf andere Bereiche übertragen? Zum Beispiel auch auf Deinen Computer. Wenn Du Papierunterlagen auf eine bestimmte Art und Weise anordnest oder benennst, ist es sinnvoll auch Deine Folder auf dem Computer so zu benennen.

Selbstdisziplin

All das benötigt natürlich eine gewisse Selbstdisziplin und das ist nicht immer ganz so einfach. Das Setzen von Gewohnheiten kann Dir dabei helfen Deine Selbstdisziplin zu stärken. Zum Beispiel jeden Montag den Schreibtisch aufräumen und Deinen Computer „grundreinigen“.

Die IMPUT+K Methode

Delegieren ist nicht nur eines der wichtigsten Führungsinstrumente, sondern hilft Dir auch dabei Zeitdieben zu widerstehen bzw. zu umgehen. Doch delegieren will gelernt sein und aus eigener Erfahrung kann ich Dir sagen, dass das nicht immer so leicht ist. Beim „richtigen“ delegieren kann Dir die IMPUT+K Methode helfen.

Wie immer ein Akronym, damit Du Dir die Vorgehensweise besonders gut merken kannst. 😉

Inhalt

Was genau ist die Aufgabe, die übergeben werden soll. Der Inhalt der Aufgabe sollte unmissverständlich klar sein.

Motivation

Wozu genau wird diese Aufgabe benötigt? Welche Bedeutung hat die Aufgabe und wieso sollte sie erledigt werden. Es ist an dieser Stelle sehr wichtig, dass Du den Nutzen der Aufgabe darstellst, um für deren Erledigung zu motivieren.

Person

Wer ist die geeignete Person für diese Aufgabe? Diesbezüglich gibt es natürlich verschiedene Faktoren, wie z. B. ob jemand gerne diese Aufgabe erledigen möchte oder wem Du es zutraust, die Aufgabe am schnellsten zu erledigen. Oder natürlich, wer sich an der Aufgabe weiterentwickeln kann.

Umfang

Wie genau soll die Aufgabe erledigt werden bzw. womit? Gibt es z. B. verschiedene Rahmenfaktoren oder Bedingungen unter denen die Aufgabe erledigt werden soll. Vielleicht ein Kostenrahmen oder besondere Erweiterungen, etc.

Termin

Zu wann soll die Aufgabe erledigt sein. Es ist wichtig zu definieren, wie dringlich die Aufgabe tatsächlich ist.

Kontrolle

Überprüfe, ob die Fertigstellung wertig ist. Hast Du das erhalten, was Du erwartet hattest. Wichtig ist es, danach wertschätzendes Feedback zu geben.

Fazit

Ich hoffe diese kleinen Tipps und Tricks helfen Dir zukünftig, den typischen Zeitdieben zu widerstehen.