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In dem Blog-Artikel Meine vier wichtigsten Take-aways aus „Getting Things Done“ habe ich darüber geschrieben, welche Punkte von David Allens Buch „Getting Things Done“ mir am wichtigsten erscheinen. Gerne möchte ich zu dieser Liste noch das „Weekly Review“ ergänzen. Dabei handelt es sich um einen festen Termin in der Woche, während dessen Du die vergangene Woche abschließt und die nächste Woche planst.
In diesem Artikel möchte ich Dir das Konzept von David Allen vorstellen und gehe danach auf meine konkrete Umsetzung dieser Idee ein.
Manche Begrifflichkeiten (z. B. die „Someday Maybe-Liste“) sind Dir evtl. unbekannt. Diese sind im Buch „Getting Things Done“ ausführlich erklärt und es würde den Rahmen dieses Artikels sprengen auf alle diese Besonderheiten im Einzelnen einzugehen.

Weekly Review nach David Allen

David Allen gliedert das wöchentliche Review in die drei Bereiche „Get Clear“, „Get Current“ und „Get Creative“. In diesen drei Bereichen gibt es dann mehrere Punkte, um die Du Dich kümmern solltest.

Get Clear

Lose Papiere und Materialien sammeln
Alle gesammelten Visitenkarten, Belege, Rechnungen oder sonstigen Papiere sollen im Posteingang gesammelt werden.

Posteingang leeren
Alle Papiere, Protokolle, Sprachnachrichten, E-Mails, und ToDos sollten vollständig erledigt und abgearbeitet werden.

Leere Deinen Kopf
Alles was Du jetzt noch im Kopf hast sollte niedergeschrieben werden. Noch nicht erfasste Projekte, ToDos, Ideen, usw. sollten gesammelt werden. Dies passt vor allem zu dem Punkt „Your mind is for having ideas, not holding them“.

Get Current

ToDo-Listen prüfen
Abgeschlossene Aufgaben sollten abgehakt werden. Müssen ToDos um weitere nächste Schritte ergänzt oder neue Erinnerungen hinzugefügt werden?

Vergangene Woche im Kalender prüfen
Nutze Deinen Kalender, um die vergangene Woche nochmals Revue passieren zu lassen. Daraus entstehende ToDos oder Referenzdaten sollen in das aktive System (z. B. ToDo-Liste) übertragen werden.

Prüfen der nächsten Woche(n) im Kalender
Kommende Kalendereignisse (lang- und kurzfristig) sollen überprüft werden. Entstehende ToDos sollen direkt auf Deine Liste übertragen werden.

Überprüfen der Warteliste
Die nächsten Schritte sollten aufgenommen werden. Wurden zwischenzeitlich Dinge erledigt, sollten sie abgehakt werden.

Überprüfung der Projekt-Listen
Der Status von Projekten, Zielen und Ergebnissen sollte überprüft werden und für jedes davon sollte mindestens eine weitere Aufgabe vorhanden sein. Neue ToDos und nächste Schritte sollten gegebenenfalls erfasst werden.

Get Creative

„Someday-Maybe-Liste“
Die „Someday Maybe“ Liste wird durchgearbeitet. Aufgaben oder Projekte, die nicht mehr aktuell erscheinen können gelöscht werden. Die Sachen, die in den Fokus rücken sollten, wandern auf die Projektliste.

Sei kreativ und mutig
Gibt es irgendwelche wunderbaren, hinrissige, kreative oder riskante Ideen, die auf die ToDo-Liste mit aufgenommen werden sollen? Hier darf gesponnen werden!

Meine Umsetzung des Weekly Reviews

Review w/a Tags

Hierbei geht es um die „Warten auf-Liste“. Mit Hilfe von Tags in Todoist kann ich meine verschiedenen Aufgaben kennzeichnen. Manchmal gibt es Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind, bei denen ich aber auf die Mithilfe von anderen Leuten angewiesen bin. Solche Aufgaben setze ich nicht auf erledigt, sondern weise ihnen den Tag „w/a“ für „warten auf“ zu. Alle Aufgaben mit diesem Label bzw. Tag sehe ich mir beim Weekly Review an und erinnere die Leute daran ihren Teil der Aufgabe zu erledigen. Falls Du also am Sonntagabend eine Nachricht von mir mit einer Erinnerung bekommst, kannst du davon ausgehen, dass du etwas mit einem meiner ToDos zu tun hast. 😉

Review erledigter Aufgaben von letzter Woche

Todoist ermöglicht es mir, mir meine erledigten Aufgaben der vergangenen Woche nochmal anzusehen. Manchmal ist es mir schon passiert, dass ich mich so sehr darüber freue ein Häkchen zu setzen und eine Aufgabe als erledigt zu markieren, dass ich dabei ein wenig voreilig vorgegangen bin. Hin und wieder finde ich eine bereits erledigte Aufgabe, die eigentlich noch nicht wirklich komplett abgeschlossen ist. Bei diesem Schritt des Weekly Review finde ich solche Aufgaben und kann sie reaktivieren bzw. mit einem neuen Termin versehen.

Review vergangene Woche im Kalender

Dabei betrachte ich mir nochmal meine Termin von der vergangenen Woche und überlege mir, ob davon noch irgendetwas offen ist. Falls ja, landet es direkt auf meiner ToDo-Liste. Falls nicht ist alles prima. 😉

Review Notizen der vergangenen Woche

Meine Notizen und Meetingprotokolle schreibe ich in den allermeisten Fällen mit Microsoft One Note. Dort gibt es im Menü „Verlauf“ die Möglichkeit sich alle Notizen anzusehen, die innerhalb der vergangenen sieben Tage geändert wurden. Eine tolle Funktion für den Weekly Review. So gehe ich meine Protokolle und Notizen nochmal durch, verbessere Fehler oder ergänze sie mit neuen Informationen.

Review E-Mails der vergangenen Woche

Bei diesem Schritt schaue ich mir alle gesendeten und empfangenen E-Mails der vergangenen Woche nochmal an. Es ist nicht so, dass ich bei diesem Schritt wirklich nochmal jede E-Mail ausführlich lese, meistens reicht es schon den Betreff zu sehen, um festzustellen, dass es dazu noch offene Punkte gibt. Diesen Schritt mache ich sowohl für meine privaten als auch für meine geschäftlichen E-Mails. Wenn mir einfällt, dass ich zu der E-Mail noch etwas erledigen muss, erstelle ich eine neue Aufgabe in meinem Todoist. Habe ich noch keine Antwort auf meine Nachfrage erhalten, nutze ich den Dienst Boomerang, um die E-Mail auf Wiedervorlage zu setzen. Boomerang sorgt dafür, dass die E-Mail am von mir festgelegten Tag wieder in meiner Inbox landet.

Terminplanung nächste Woche

Das ist für mich der wichtigste Schritt während des Weekly Reviews. Dabei nutze ich die Ansicht „Nächste 7 Tage“ von Todoist zeitgleich mit meinem Kalender. Dabei verteile ich meine Aufgaben dann so, dass ich sie in der nächsten Woche gut erledigen kann. Wenn ich z. B. den ganzen Tag in Meetings oder auf Geschäftsreise bin, werde ich nicht so viele Sachen erledigen können, als wenn ich viel Zeit habe. Daher plane ich mir sonntags meine Aufgaben abhängig von meinem Kalender schon entsprechend ein.
Dies geht tatsächlich so weit, dass ich Uhrzeiten für die einzelnen Aufgaben festlege. Oftmals schaffe ich es nicht unbedingt mich genau an diese Uhrzeiten zu halten, aber dennoch gibt mir das eine gute Struktur für die kommende Woche.

MITs festlegen

MIT steht für „Most Important Task“. Dabei handelt es sich um die eine Aufgabe, die an diesem Tag unbedingt erledigt werden muss. Die eine Aufgabe, die auf gar keinen Fall auf den nächsten Tag verschoben werden darf. Ich versuche mir für jeden Tag der Woche einen MIT zu definieren. Dieser bekommt dann die Priorität 1 und wird entsprechend rot in Todoist markiert. Nach dem „Eat the Frog“-Prinzip sollte diese wichtigste Aufgabe als allererstes am Tag erledigt werden. Dies gelingt mir leider viel zu selten. 😉

Mein Weekly Review findet meistens am Sonntagabend statt. In den meisten Fällen bin ich damit in ca. 30 Minuten durch und habe danach das gute Gefühl, dass ich meine aktuelle Woche abschließen konnte aber auch gut vorbereitet in die neue Woche starten kann. Zumindest weiß ich dann schon, was genau auf mich zukommen wird.
Natürlich ist es unmöglich alles detailliert zu planen und es ist auch wichtig spontan genug zu sein um auf dringende Dinge reagieren zu können. Dennoch ist das Weekly Review für mich zu einem sehr wichtigen Werkzeug geworden, das ich Dir nur ans Herz legen kann.