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Infografik & Regeln

Auf www.businessbacker.com habe ich eine Infographik gefunden, die uns die perfekte Meeting-Agenda vorschlagen möchte. Gleichzeitig wird auch noch erklärt, wieso die einzelnen Teile davon funktionieren sollen.

Das Thema Meeting-Agenda geistert immer mal wieder in meinem Kopf herum. Es gibt viele Menschen, die sich über die Agenda eines Meetings schon Gedanken gemacht haben und auch einige Regeln dafür definiert haben. Spontan nachgedacht fallen mir Folgende ein:

• Hat ein Meeting keine Agenda, sollte es nicht stattfinden.
• Jeder sollte vor dem Meeting wissen, was er beizutragen hat. Ist das nicht der Fall, wird er in dem Meeting nicht benötigt.
• Das Ziel des Meetings sollte bereits in der Agenda festgelegt werden. Hat ein Meeting kein konkretes Ziel (oder haben die einzelnen Tagesordnungspunkte keine konkreten Ziele), sollte das Meeting nicht gehalten werden.

Meine persönliche Vorlage

Ich versuche mir seit einiger Zeit anzugewöhnen, in meinen Kalendereinladungen einige Informationen über den anstehenden Termin mitzugeben. Aktuell folge ich dabei dieser Struktur

Teilnehmer

• Teilnehmer 1
• Teilnehmer 2
• Teilnehmer 3 (optional)

Agenda

Hier mein Agendavorschlag, der gerne von euch ergänzt werden darf:

• TOP 1
• TOP 2
• TOP 3
• …

Ziel

Das Ziel des Meetings ist es …

Vorbereitung

Zur Vorbereitung solltet ihr euch …

Erkenntnisse aus der Infographik

Jetzt aber endlich zu der Infographik und den wichtigen Punkten, wodurch Deine Meeting-Agenda zukünftig funktionieren wird:

1. Starte damit, die Agenda zu überprüfen. Der erste Agendapunkte fragt die Teilnehmenden nach Änderungswünschen an der Agenda. Falls es jetzt neue Tagesordnungspunkte gibt, hast Du jetzt noch die Möglichkeit andere – unwichtigere – Punkte zu verschieben oder die zeitliche Planung umzustellen.
2. Lege das gewünschte Ergebnis fest. Klassifiziere die einzelnen Agendapunkte anhand eines Zwecks bzw. gewünschten Ergebnisses, z. B. Entscheidung, Beratung, Information. Das sorgt für Fokus bei der Diskussion.
3. Achte auf eine spezifische Sprache. Das gewünschte Ergebnis sollte sehr spezifisch festgelegt werden, damit die Diskussionen direkt in die passende Richtung laufen können. Aus „Einigung auf ein Konzept“ wird „Einigung auf ein Konzept zum Wiederaufbau der Kathedrale„.
4. Lege eine realistische Zeit fest. Jeder Punkt auf der Agenda sollte eine geschätzte Dauer haben. Beachte dabei die Anzahl der Teilnehmenden und dass es bei komplexen Themen oftmals zu ausschweifenden Diskussionen kommen kann. Es ist sehr wichtig auf die Zeit zu achten, damit die früheren Themen nicht die Zeit der Späteren (vielleicht Wichtigeren) aufbrauchen.
5. Bestimme eine Ansprechperson. Jedes Thema hat einen festen Ansprechpartner, der bereits im Vorfeld des Meetings festgelegt wurde. So kann sich diejenige adäquat auf „ihren“ Agendapunkt vorbereiten und die Diskussion in die richtige Richtung führen.
6. Priorisiere die Themen. Benenne einzelne Themen als „Notwendig“ oder als „Ergänzend„. Ergänzende Themen, die nicht behandelt wurden, werden im nächsten Meeting zu einem notwendigen Thema. So kannst Du sehr leicht die wichtigen Punkte finden und vergeudest Deine Zeit nicht mit den eher unwichtigen Punkten auf der Agenda.
7. Formuliere deine Themen als Fragen. Dieses Vorgehen lenkt den Fokus direkt auf die Zielerreichung und führt weg von Diskussionen.
8. Die Agenda ist schnell zu überfliegen. Nutze Aufzählungszeichen für wichtige Punkt oder verwende kurze Sätze. Die Teilnehmenden werden sich Deine Agenda vermutlich eher ansehen, wenn diese schnell zu überfliegen ist.
9. Beende das Meeting mit einer Reflexion. Am Ende des Meetings solltest Du kurz über die High- und Lowlights des Meetings sprechen. Was hat gut funktioniert und was sollte verbessert werden? Damit sind alle Teilnehmende mit im Boot, weil durch die Reflexion jeder die Möglichkeit hat die kommenden Meetings mitzugestalten.

Fazit

Die meisten der 9 genannten Punkte finde ich sehr spannend und sinnvoll. Auch wenn nicht wirklich alle Hinweise Verwendung finden, werden schon ein paar davon Deine Meetings vermutlich ein wenig verbessern.

Vielleicht sorgen diese Punkte ja dafür, dass Meetings sogar mehr Spaß machen. Womit wohl die Königsdisziplin der Produktivität erreicht wäre. 😉